2020年、私たちは職場がダイナミックに変化し、柔軟かつ革新的にデジタルコミュニケーションを取り入れていくのを目のあたりにしました。新型コロナウイルス関連規制とグローバル化の進展がこの変化を後押しし、会議室には、変化し続ける環境においてもコミュニケーションを可能にする技術とシステムが整備されるようになりました。
2021年になると、企業はこれまで以上にデジタルコミュニケーションを取り入れるようになり、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどの大規模なビデオ会議テクノロジーや、その他多数のツールを用いて業務上の変化に対応しました。
2021年の会議室テクノロジー
PwCの米国リモートワーク調査2021によれば、会社員の83%が自社は在宅勤務への移行
がうまくできていたと考えています。一方で、社内のオフィススペースが過去の遺物になってしまったとは限りません。事実、今でも87%の会社員が、コラボレーションとチーム作りのためにはオフィスが必要不可欠であると考えています。
柔軟な働き方を備えたハイブリッドワーク環境を支持する企業が増えるなかで2021年、効率的なコミュニケーションのために、双方向の対話を可能にするクラウドベースの会議テクノロジーが不可欠になりました。
世間には数多くのテクノロジーで溢れていますが、その中でも会議の効率を大幅に改善させるトップ5をご紹介します。
会議室を強化するテクノロジー5選
- ワイヤレスプレゼンテーションシステム
ワイヤレス会議室とは、出席者がプロジェクターやスクリーンにワイヤレスで接続でき、ケーブルを使わずに自身のスマートフォンやタブレット、ノートPCからプレゼンテーション資料を表示させることができる会議スペースのことです。
Wi-Fiモジュール付きのUSB接続デバイスは、会議室で最もよく使われているワイヤレスプレゼンテーションシステムの一つになっています。
ワイヤレスプレゼンテーションシステムを利用すれば、以下の方法で会議を効率化し強化することができます：
- ケーブル類などのごちゃごちゃを一掃
- ITサポートやメンテナンスに頼る必要がなくなる
- あらゆるメンバーが自身のデバイスから発信できる
- 迅速かつシームレスなプレゼンテーション環境
- コラボレーションと会議参加を促す
- インタラクティブフラットパネルによるダイナミックな会議
「スマートホワイトボード」という名称でも知られるインタラクティブフラットパネルは、パソコンに接続された大型タッチスクリーンで、プロジェクター、マイク、オーディオ、双方向コントロールを統合したソリューションとしての機能を持っています。
インタラクティブフラットパネルのインターフェイスは使いやすく、なめらかな書き心地やインテリジェントな図形、コラボレーションに便利な複数画面表示などを備えています。柔軟な職場環境や最新の会議室、研修室、商談室を持つ企業にとって欠かせないツールです。
インタラクティブフラットパネルは以下の観点から会議の質を向上させます。
双方向の書き込みやコラボレーション機能によるエンゲージメントレベルの向上
会議のセットアップを効率化
柔軟な職場環境でのシームレスな対話を実現
在宅勤務中の従業員を巻き込みながら、会議や社内を活性化
- 会議室ディスプレイとしてのLEDビデオウォール
LEDビデオウォールはあらゆる会議室のデザインに対応できる革新的なディスプレイです。インタラクティブフラットパネルほどのインタラクティブさはないものの、LEDビデオウォールは会議室に様々なメリットを与えます。
現在のLEDビデオウォールには解像度や輝度の制約がないため、常に見やすく魅力的なプレゼンテーションを行うことができます。簡単に使用できるテクノロジーなので、複雑な設置作業や従業員へのトレーニングは不要です。プラグアンドプレイ対応なので、会議室を素早く手軽にアップグレードできます。
- オールインワンのビデオ・オーディオ会議ツール
カメラ使用のみをサポートする一般的なウェブカメラとは異なり、オールインワンのビデオ・オーディオ会議ツールは通常、プロ品質のマイクとパワフルなスピーカーを搭載しています。会議の要件をすべて満たすことができる、操作が簡単なウェブカメラです。
広角レンズにより、会議室内の広い範囲を映すことができます。オールインワンのビデオ会議ソリューションあれば、会議室の準備にかかっていた時間を削減し、生産性を向上させることができます。
- 会議室管理ソフトウェア
会議へのアクセスや会議の招集、リアルもしくはハイブリッドでの会議スペースをより効率化するため、会議室管理ソフトウェアがこれまで以上に重要になっています。
会議室管理ソフトウェアでは、次のことができるようになります。
スマートフォンから会議室の空き状況をいつでも閲覧・予約
会議室利用の透明性を高め、ダブルブッキングを防止
予定が変更になった場合、予約をキャンセルし参加者への通知を自動的に発信
まとめ
ここ2～3年で私たちは様々な変化を経験していますが、確かなことが一つあります。人は会う必要があるということです。一方で変わった点は、「どうやって人と会うか」です。対面なのか、オンラインなのか、あるいはその両方なのか。今日、私たちは数々のテクノロジーから、会議体験を向上させながら生産性を高めるものを選ぶ必要があります。